Với xu hướng phát triển hiện nay, việc hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự không còn là vấn đề xa lạ với nhiều người. Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự là một văn bản không thể thiếu khi đề nghị hợp pháp hóa các loại giấy tờ, con dấu, chữ ký…và việc sử dùng tờ khai online đang là xu hướng hiện nay. Vậy Hợp pháp hóa lãnh sự online là gì? Trình tự, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự online? Cùng Lý lịch tư pháp tìm hiểu nhé.
1. Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?
Hợp thức hóa lãnh sự không còn là thuật ngữ xa lạ đối với nhiều người, đặc biệt là đối với những người sinh sống, làm việc trên lãnh thổ của quốc gia khác. Hợp pháp hóa lãnh sự được quy định là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam (khoản 2 điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính Phủ quy định về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự). 
Việc hợp pháp hóa đang được biết đến rộng rãi
Đối với các loại giấy tờ, con dấu, chữ ký nước ngoài… không được hợp pháp hóa thì sẽ không có giá trị sử dụng tại Việt Nam.
2. Hợp pháp hóa lãnh sự online
Hợp pháp hóa online là việc người đề nghị hợp pháp hóa thực hiện khai tờ khai online trên các trang web của Bộ ngoại giao:
Hiện nay có hai trang web có thủ tục khai online, bạn cần xác định địa điểm nộp hồ sơ để có những lựa chọn tờ khai phù hợp:
– Hợp pháp hóa tại Cục lãnh sự Hà Nội: Bạn vào đây để hoàn thành tờ khai.
– Hợp pháp hóa tại Sở ngoại vụ Hồ Chí Minh: Bạn vào đây để hoàn thành tờ khai.
Tùy vào từng trang web có những giao diện khác nhau, tuy nhiên nội dung, thông tin bạn cần cung cấp đều giống nhau.
Tờ khai điện tử của Bộ ngoại giao
Thông tin mục 1a:
-Tên giấy tờ: Trang có danh sách các loại giấy tờ để xin hợp pháp hóa lãnh sự, bạn cần lựa chọn loại giấy tờ mình muốn làm.
– Loại giấy tờ: Tương tự như trên, loại giấy tờ cũng có danh sách (bản sao, bản chính, bản dịch…) bạn lựa chọn loại giấy tờ phù hợp.
Tổng số bản: Tùy vào nhu cầu của bạn, lựa chọn số lượng cần sử dụng (chi phí là 30.000 đồng/ lần; bản sao 5.000 đồng/ lần )
– Số hiệu giấy tờ: Tùy vào văn bản gốc hay văn bản photo:
+ Văn bản gốc: Số hiệu của giấy tờ là số hiệu của bản gốc, đối với trường hợp giấy tờ bản gốc không có số hiệu này thì điền số thứ tự 01,02…
+ Trường hợp văn bản là bản sao thì số hiệu giấy tờ là số chứng thực của văn phòng công chứng.
-Tên người được cấp giấy tờ: Điền tên người trên giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự.
-Cơ quan cấp/sao chứng thực: Ghi rõ cơ quan nào chứng thực/cấp văn bản.
-Người ký: Ghi đầy đủ họ tên người xác nhận giấy tờ trên.
-Chức danh: Ghi rõ chức danh của người ký.
-Ngày ký: Ghi đầy đủ theo thứ tự ngày/tháng/năm ký văn bản.
Từ mục 2- mục 7 (đối với tờ khai trên trang web của Cục Lãnh sự) hoặc mục 9 (đối với tờ khai trên trang web của sở ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh) là các thông tin cá nhân liên quan đến người có tên trong văn bản yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự, cần điền đầy đủ, chính xác các thông tin.
Sau khi các thông tin đã được hoàn thành, bạn cần đánh dấu vào dòng chứ “ in tờ khai, ký và ghi rõ họ tên người khai.
Tờ khai hợp pháp lãnh sự online
Gửi tờ khai cùng các loại giấy tờ khác đến một trong hai địa chỉ Cục lãnh sự Hà Nội (40 P. Trần Phú, Điện Biên, Ba Đình, Hà Nội) hoặc Sở ngoại vụ Thành Phố Hồ Chí Minh (số 184 bis đường Pasteur, phường Bến Nghé, quận 1, TPHCM.).
3. Thời gian hợp pháp hóa lãnh sự
Khoản 4 Điều 14 và khoản 5 Điều 11 Nghị định 111/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính Phủ quy định về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự quy định thời gian hợp pháp hóa lãnh sự là:
“Điều 14. Trình tự, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao
1)…………..
4) Thời hạn giải quyết theo quy định tại khoản 5 Điều 11 Nghị định này”.
“Điều 11. Trình tự, thủ tục chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao
5) Thời hạn giải quyết là 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc”.
4. Một số khó khăn gặp phải khi đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự
Hiện nay, một số người nộp hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự tuy nhiên không được chấp nhận do một số lý do như: Hồ sơ chưa đầy đủ giấy tờ, tài liệu; giấy tờ chưa có con dấu, chữ ký; giấy tờ chưa được công chứng tại cơ quan có thẩm quyền…Việc trả hồ sơ để bổ sung, sửa đổi tài liệu giấy tờ sẽ làm mất thời gian, công sức. Vậy nên nếu cần hỗ trợ về mặt pháp lý cũng như tư vấn các vấn đề liên quan đến hợp pháp lãnh sự, hãy liên lạc với Lý lịch tư pháp để nhận được sự tư vấn tốt nhất.
Địa chỉ: Tòa nhà TASCO, Phạm Hùng, Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội
Email: lylichtuphap.info88@gmail.com
SĐT liên lạc:0911 400 393