Hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự như thế nào?

Mỗi khi có người nước ngoài sang Việt Nam thì đều cần phải chuẩn bị các giấy tờ liên quan làm việc với bộ ngoại giao. Vậy hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự như thế nào thì hãy cùng Công ty Tư vấn và Dịch thuật MT tìm hiểu các thông tin dưới đây nhé.

1. Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Hợp pháp hóa lãnh sự là việc mà Bộ ngoại giao, cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự quán Việt Nam hoặc các cơ quan khác ở nước ngoài được thực hiện chức năng lãnh sự chứng nhận chữ ký, con dấu trên giấy tờ, tài liệu được công nhận và sử dụng tại Việt Nam. (Dựa theo quy định tại khoản 2 Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP).

Hợp pháp hóa lãnh sự do Bộ Ngoại giao, cơ quan đại diện Việt Nam tại nước ngoài đại diện

2. Những loại giấy tờ không được hợp pháp hóa lãnh sự

Một số người đi làm giấy tờ để hợp pháp hóa lãnh sự nhưng lại không làm đúng quy trình để thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự đó. Vậy bạn hãy tham khảo ngay điều 10 của Nghi định 111/2011/NĐ-CP và điều 4 Thông tư 01/2012/TT-BNG mà các loại giấy tờ không được hợp pháp hóa lãnh sự gồm:

• Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định của pháp luật.
• Giấy tờ, tài liệu có các chi tiết trong bản thân giấy tờ, tài liệu đó mâu thuẫn với nhau hoặc mâu thuẫn với giấy tờ, tài liệu khác trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.
• Giấy tờ tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
• Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc đồng thời có con dấu và chữ ký không được đóng trực tiếp và ký trực tiếp trên giấy tờ, tài liệu. Con dấu, chữ ký sao chụp dưới mọi hình thức đều không được coi là con dấu gốc, chữ ký gốc.
• Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm quyền và lợi ích của Nhà nước Việt Nam, không phù hợp với chủ trương, chính sách của Nhà nước Việt Nam hoặc các trường hợp khác có thể gây bất lợi cho Nhà nước Việt Nam.

Việc làm giấy tờ liên quan đến lãnh sự quá khá là phức tạp nên bạn cần chú ý để tránh mất thời gian cũng như công sức.

3. Những loại giấy tờ được hợp pháp hóa lãnh sự

Ngược lại với những loại giấy tờ không được hợp pháp hóa lãnh sự thì dưới đây là những loại giấy tờ mà bạn được mang đi để làm thủ tục. Theo như các quy trình hợp pháp hóa lãnh sự thì đây là những loại giấy tờ được áp dụng theo Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Điều 4 Thông tư 01/2012/TT-BNG gồm các loại giấy tờ:

• Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
• Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
• Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.

Những loại giấy tờ được hợp pháp hóa lãnh sự

4. Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự

Dưới đây là quy trình hợp pháp hóa lãnh sự, những người thực hiện có thể chọn các thủ tục tại Bộ Ngoại giao hoặc các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài như sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ

Theo Điều 14 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Điều 9 Thông tư 01/2012/TT-BNG thì những người nộp hồ sơ cần chuẩn bị những giấy tờ sau:

• 01 tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự (Theo mẫu quy định).
• Trường hợp bạn đi nộp trực tiếp thì cần xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân.
• 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện.
• Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận.
• 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên.
• 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d và điểm đ Điều 14 Nghị định 111/2011/NĐ-CP để lưu tại Bộ Ngoại giao. 
• Trường hợp hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được gửi qua đường bưu điện theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định 111/2011/NĐ-CP thì phải kèm theo phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận.

Theo Điều 15 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Điều 9 Thông tư 01/2012/TT-BNG, trước khi thực hiện quy trình hợp pháp hóa lãnh sự cần phải chuẩn bị những hồ sơ gồm:

• 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định.
• Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp.
• 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện.
• Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam kiêm nhiệm.
• 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài mà cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể hiểu được, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên.
• 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d và điểm đ  Điều 15 Nghị định 111/2011/NĐ-CP để lưu tại Cơ quan đại diện.
• Trường hợp hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được gửi qua đường bưu điện theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định 111/2011/NĐ-CP thì phải kèm theo phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận.

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ 

• Người tiếp nhận hồ sơ sẽ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan để kiểm tra (Sẽ có trả lại). Cùng với đó là 1 bản chụp giấy tờ, tài liệu để lưu tại Bộ Ngoại Giao hoặc cơ quan đại diện Việt Nam tại nước ngoài.
• Đối chiếu con dấu, chữ ký và chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài trên giấy tờ, tài liệu. Lưu ý là các mẫu chữ ký mẫu chữ ký cũng như chức danh đã được nước đó chính thức thông báo với Bộ Ngoại giao và hoặc cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài. Trong trường hợp thông tin chưa được thông báo thì cần kiểm tra lại tính chính xác rồi mới xét duyệt tiếp.

Bước 3: Trả kết quả

Sau khi bạn đã nộp hồ hồ sơ và Bộ Ngoại giao hoặc các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài đã nhận đủ thì sẽ hiện hợp pháp hóa lãnh sự hồ sơ này. Thời gian giải quyết là 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ. Trong trường hợp nếu hồ sơ có lượng giấy tờ từ 10 trở lên thì việc giải quyết sẽ dài hơn nhưng không quá 5 ngày.

Vậy là Lylichtuphap.info đã giải đáp cho bạn những thông tin về Hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự như thế nào. Nếu như bạn còn chưa hiểu rõ về thông tin nào có thể liên hệ đến Lý Lịch Tư Pháp để được hỗ trợ một cách tốt nhất. Hy vọng hồ sơ của bạn sẽ được giải quyết nhanh chóng.

Mọi thông tin chi tiết xin liên hệ:
CÔNG TY TƯ VẤN VÀ DỊCH THUẬT MT
Trang web: https://lylichtuphap.info/
Facebook: https://www.facebook.com/lylichtuphapgiaretoanquoc
Hotline: 0911 400 393
Email: lylichtuphap.info88@gmail.com
Địa chỉ: Tòa nhà TASCO, Phạm Hùng, Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội